Precisa de ajuda? Publicare
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Qual o custo da solução de gestão documental?
O Publicare tem um custo de 480€ + IVA/ano, sem limite de utilizadores. As atualizações e assistências já se encontram incluídas no valor anual.
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Existe versão de demonstração?
Sim, disponibilizamos uma demonstração da plataforma para que possa conhecer as principais funcionalidades da solução de gestão documental e perceber como pode apoiar os processos da sua organização. Caso pretenda uma demonstração com um comercial basta solicitar.
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A solução é escalável para empresas de diferentes dimensões?
Sim, a solução foi desenvolvida para ser escalável, podendo adaptar-se às necessidades de empresas de diferentes dimensões, desde pequenas e médias empresas até grandes organizações.
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Que tipo de suporte técnico está disponível?
Disponibilizamos suporte técnico especializado para garantir que a plataforma funciona de forma eficiente e que os utilizadores conseguem tirar o máximo partido da solução.
Agenda
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Como posso consultar os agendamentos marcados através do website?
Os agendamentos marcados através da Website ficam registados no Calenzo com uma cor específica, neste caso a cinza, estes tem de ser validados pelo utilizador e só após validação é que passam a confirmados.
Gestão documental
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O que é um sistema de gestão documental?
Um sistema de gestão documental é uma solução tecnológica que permite organizar, armazenar, gerir e localizar documentos digitais de forma centralizada e segura dentro de uma organização.
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Para que serve uma solução de gestão documental?
Um sistema de gestão documental tem como finalidade substituir arquivos físicos e documentos dispersos em diferentes pastas, computadores ou emails por uma plataforma digital única, onde toda a informação fica estruturada e facilmente acessível.
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Que tipo de documentos posso gerir na plataforma?
Todo o tipo de documentos (ex: contratos, faturas, processos, relatórios, emails).
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A solução permite digitalizar documentos em papel?
Sim. A solução de gestão documental permite digitalizar documentos em papel e transformá-los em documentos digitais organizados e pesquisáveis.
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É possível centralizar todos os documentos da empresa numa única plataforma?
Sim. Poderá associar documentos provenientes de diferentes fontes, como emails, digitalizações, ficheiros PDF, contratos, faturas ou relatórios. podem ser armazenados e geridos no mesmo sistema.
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Posso integrar com o meu e-mail?
Sim. A plataforma pode ser integrada com sistemas de email corporativo, permitindo guardar e gerir emails e anexos diretamente no sistema de gestão documental.Com esta integração, é possível arquivar automaticamente emails importantes, anexar mensagens a processos ou documentos e manter toda a informação relacionada organizada na mesma plataforma.
Inteligência Artificial
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Como é utilizada a Inteligência Artificial na gestão documental?
A Inteligência Artificial (IA) é utilizada na gestão documental para automatizar tarefas, melhorar a organização dos documentos e facilitar o acesso à informação.
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A plataforma consegue classificar documentos automaticamente?
Sim. A plataforma utiliza IA para classificar documentos automaticamente, reduzindo a necessidade de organização manual.
Quando um documento é carregado ou digitalizado no sistema, a tecnologia analisa o seu conteúdo, formato e informações relevantes para identificar o tipo de documento, como por exemplo contratos, faturas, relatórios ou outros documentos administrativos.
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A IA permite encontrar documentos através de pesquisa inteligente?
Sim, em vez de procurar apenas pelo nome do ficheiro ou pela pasta onde está guardado, a IA permite pesquisar pelo conteúdo do documento, palavras-chave, dados específicos ou outros elementos identificados no próprio documento.
Pesquisa e organização
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Como posso encontrar rapidamente um documento?
A plataforma permite encontrar documentos rapidamente através de pesquisa inteligente, que localiza informação em segundos mesmo quando existem milhares de documentos armazenados.
Pode pesquisar utilizando diferentes critérios, como palavras-chave, nome do documento, tipo de documento, data, cliente ou outros. -
É possível pesquisar por conteúdo dentro dos documentos?
Com as tecnologias como indexação de conteúdo e OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), o sistema consegue identificar e analisar o texto presente nos documentos incluindo PDFs, ficheiros digitais e documentos digitalizados a partir de papel.
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Os documentos podem ser organizados por categorias, processos ou departamentos?
Os documentos podem ser classificados por categorias, processos, departamentos, projetos, clientes ou outros critérios definidos pela empresa. Esta organização facilita a gestão da informação e torna a consulta de documentos mais rápida e eficiente.
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A plataforma permite criar etiquetas personalizadas?
Sim. A plataforma permite criar etiquetas personalizadas (tags) para organizar e identificar documentos de forma mais flexível.
Segurança
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Os documentos estão seguros na plataforma?
Sim. A plataforma foi desenvolvida para garantir elevados níveis de segurança e proteção da informação, assegurando que os documentos da organização estão armazenados e geridos de forma segura.
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Quem pode aceder aos documentos?
O acesso aos documentos é controlado através de permissões definidas pela organização, garantindo que apenas utilizadores autorizados podem visualizar ou gerir determinada informação.
A plataforma permite configurar diferentes níveis de acesso, de acordo com a função, departamento ou responsabilidades de cada utilizador. Assim, cada pessoa tem acesso apenas aos documentos que são relevantes para o seu trabalho.
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Existe registo de quem consultou ou alterou um documento?
Sim. A plataforma mantém um registo completo de atividades, permitindo saber quem consultou, editou ou realizou qualquer ação sobre um documento.
Cada interação com o documento fica registada no sistema, incluindo data, hora e utilizador, garantindo total rastreabilidade das ações realizadas.