A sua caixa de email não é um arquivo documental
Faturas, contratos, propostas, comprovativos, pedidos de clientes e outros documentos importantes chegam diariamente por e-mail. O problema começa quando a caixa de entrada passa também a ser utilizada como arquivo documental.
À medida que o volume de mensagens aumenta, encontrar um documento específico pode tornar-se uma tarefa demorada, sobretudo quando a informação está distribuída por diferentes caixas de e-mail, colaboradores ou pastas criadas individualmente.
A caixa de e-mail é uma excelente ferramenta de comunicação. Mas não foi criada para gerir a documentação de uma empresa.
Informação dispersa é informação mais difícil de controlar
Quando os documentos permanecem exclusivamente no e-mail de quem os recebeu, o acesso à informação fica muitas vezes dependente dessa pessoa.
Férias, ausências ou simplesmente uma caixa de entrada com milhares de mensagens podem dificultar o acesso rápido a documentos importantes.
Centralizar a documentação permite retirar a informação das caixas de e-mail e torná-la organizada e acessível aos utilizadores autorizados.
Quanto tempo demora a encontrar um documento?
Pesquisar pelo remetente, experimentar diferentes palavras-chave, abrir vários e-mails e anexos até encontrar o ficheiro certo...
São pequenos minutos que, repetidos diariamente por vários colaboradores, representam tempo que poderia ser dedicado a tarefas de maior valor.
Com um sistema de gestão documental, os documentos podem ser classificados, indexados e pesquisados, tornando o acesso à informação mais rápido e eficiente.
E se o e-mail pudesse ser arquivado automaticamente?
É aqui que a tecnologia pode simplificar o processo.
Com o publicare, é possível integrar o e-mail na gestão documental, permitindo centralizar e arquivar automaticamente a informação recebida e reduzindo a necessidade de guardar e organizar ficheiros manualmente.
A informação pode ainda ficar associada aos respetivos processos e integrar fluxos de trabalho, criando um histórico mais organizado e facilitando o acompanhamento de cada assunto.
A Inteligência Artificial também pode ajudar a organizar
A gestão documental já não passa apenas por digitalizar e guardar ficheiros.
O publicare utiliza Inteligência Artificial para apoiar a classificação e extração de informação dos documentos, ajudando a reduzir tarefas administrativas repetitivas e a tornar a organização documental mais rápida e eficiente.
Do e-mail para uma verdadeira gestão documental
Centralizar a documentação significa menos tempo à procura de informação, maior controlo sobre os documentos e processos internos mais organizados.
Em vez de deixar os documentos importantes perdidos no meio de e-mails, pastas e caixas de entrada, o publicare ajuda a centralizar, organizar e tornar a informação mais fácil de encontrar e consultar.